Nhân viên kho (NV) là người trực tiếp đụng tay vào kiện hàng của tôi — từ lúc đến nhà tôi lấy hàng, mang về kho, cân đo đóng gói, gắn túi, gắn chuyến, in nhãn QR, quét xác nhận, hoàn tất đóng kiện, và scan từng kiện theo chuyến để xuất kho. Toàn bộ thao tác diễn ra trên app mobile chạy trên điện thoại Android cấp riêng. Tài liệu này mô tả 34 màn hình app — từ thao tác hằng ngày đến quản lý điều phối.
Khác với CS ngồi văn phòng làm việc trên Odoo browser, NV kho làm việc trên hiện trường: tại nhà khách, trong kho, cạnh máy in nhãn, gần kệ hàng. Họ cần công cụ chạy được trên điện thoại — không thể vác laptop theo. Vì vậy NewSky cấp riêng cho mỗi NV một điện thoại Android có cài app TNS Scanner.
App này có 2 nhóm chức năng: tác vụ hằng ngày (pickup, nhận hàng, đóng gói, gắn túi/chuyến, in nhãn) và quản lý điều phối (dashboard tổng quan, search/filter, tạo đơn ad-hoc tại field, theo dõi đơn nháp, báo cáo). NV thường trực hiện trường dùng nhóm 1; trưởng kho/giám sát dùng cả 2.
Tài liệu này đi qua từng bước theo lifecycle thực tế của một kiện hàng. Mỗi bước có ảnh chụp màn hình app + giải thích chi tiết NV thao tác gì, và điều đó có ý nghĩa gì với tôi — khách hàng đang chờ hàng tới nơi an toàn.
Lifecycle chuẩn của một kiện hàng đi qua 5 giai đoạn liên tiếp. Ngoài ra trưởng kho có các tác vụ quản lý điều phối song song.
NV nhận Y/C từ CS đẩy xuống app, đến tận địa chỉ lấy hàng
Xác nhận đã nhận hàng về kho (S2)
Cân, đo, ghi nhận từng kiện, chụp ảnh bằng chứng (S3)
Gom đơn cùng tuyến vào túi, gắn túi vào chuyến (S4)
Pair máy in, in nhãn QR, quét xác nhận, hoàn tất đóng kiện (S4)
Mở chuyến SHIP, scan kiện theo lộ trình, đẩy túi ra xe (S5)
Đầu mỗi ca, NV mở app, đăng nhập bằng tài khoản công ty cấp, chọn đúng kho mình trực để lọc đơn theo phương thức vận chuyển.
NV chọn server (Production cho ca thật, Staging cho tập huấn), nhập tài khoản nội bộ, đồng ý điều khoản. App tự verify máy chủ Odoo trước khi cho đăng nhập.
App có 2 kho phân quyền theo phương thức vận chuyển. NV chọn đúng kho để chỉ thấy đơn của kho mình, tránh nhầm lẫn workflow.
AIRSEASau khi vào app, NV thấy ngay tổng quan công việc trong ca: bao nhiêu Y/C lấy hàng cần đi, bao nhiêu đơn cần đóng, bao nhiêu cần in nhãn. Mỗi nhóm là một thẻ màu khác nhau với số đếm rõ ràng.
Đây là màn đầu tiên NV thấy sau khi đăng nhập. Banner trên cùng tổng kết nhanh khối lượng công việc. 5 thẻ màu phân loại theo 5 hoạt động chính trong ngày.
Sau khi thấy Y/C trên app, NV bấm vào để xem địa chỉ + SĐT, claim đơn để các đồng nghiệp biết "đã có người làm", đi đến nơi lấy hàng, xác nhận trên app "đã lấy xong".
Đặc biệt: nếu NV claim đơn nhưng quá 8 giờ không xác nhận, hệ thống tự thả lại để NV khác claim. Cơ chế này tránh đơn bị bỏ quên do NV bận hoặc đột ngột nghỉ.
Từ thẻ Pickup ở trang chủ, NV bấm vào để xem danh sách tất cả Y/C đang chờ. Mỗi Y/C là một thẻ với mã đơn, tuyến, địa chỉ, SĐT.
Khi tap vào card Y/C, thẻ mở rộng hiển thị đầy đủ địa chỉ pickup + SĐT để NV liên hệ trước khi đến nơi. Có chevron > để mở Google Maps chỉ đường.
Mở chi tiết một Y/C, NV thấy đầy đủ thông tin: ai tạo Y/C, lúc nào, hạn chót, người phụ trách. Khu vực Trao đổi là nơi CS và NV ghi chú qua lại về đơn này.
Sau khi đến nơi lấy được hàng, NV bấm "Đã lấy xong" → app hiện dialog xác nhận với địa chỉ + SĐT để NV double-check không bấm nhầm. NV có thể nhập ghi chú trước khi confirm.
NV không thấy màn hình này (đây là phía Odoo, CS thấy), nhưng đáng để biết: vài giây sau khi bạn bấm Xác nhận ở K-07, hệ thống tự cập nhật state đơn S02100 từ S1 - Đơn mới lên S2 - Đã nhận hàng trên Odoo. CS ngồi văn phòng không phải gõ tay, không cần bạn gọi điện báo. Túi hàng và Mã Vận Đơn vẫn giữ nguyên — chỉ có state dropdown nhảy 1 nấc.
Khi NV mang hàng về kho, mở tab "Đã nhận hàng" để thấy danh sách những đơn mình mới mang về. Đơn chờ tới lượt xử lý đóng gói.
Tất cả đơn đã pickup nhưng chưa đóng gói. NV xem qua, ưu tiên đơn gấp hoặc khách VIP, rồi chuyển sang giai đoạn đóng gói.
Giai đoạn nhiều thao tác nhất. NV đo từng kiện, cân kg, chụp ảnh bằng chứng, ghi chú hàng đặc biệt. Mọi thao tác đều ghi lại để minh bạch với khách.
Số liệu cân-đo ở đây quyết định cước phí cuối của tôi — đặc biệt với hàng không vì cước tính theo cân quy đổi từ kích thước.
CS có thể gửi Y/C đóng hàng cho đơn cụ thể khi khách đã chốt giá. NV thấy danh sách này, kèm ảnh minh hoạ (nếu CS đã chụp khi lấy đơn).
Màn hình quan trọng — NV thấy mọi thông tin đơn: KH, giai đoạn, túi đã gắn, số kiện, kích thước từng kiện.
Cuộn xuống order detail, NV thấy 2 khu vực thêm. Kế toán để ghi tiền chi hộ. Bình luận và hoạt động lưu toàn bộ lịch sử ai làm gì lúc nào.
Gom nhiều đơn nhỏ thành 1 túi để tiết kiệm chi phí thủ tục. Mỗi túi gắn vào 1 chuyến cụ thể. Đơn lớn có thể đi loose (không gom túi).
Một túi là container ảo chứa nhiều đơn cùng tuyến. Màn hình thể hiện đầy đủ: số đơn, kg, số kiện, ai phụ trách, đã gắn chuyến chưa.
Trên BAG detail, bấm "+ Thêm đơn hàng" → bottom sheet search. Tìm theo mã đơn/AWB để gắn vào túi.
Khi NV muốn gắn 1 đơn vào túi, app hiện list các túi khả dụng — ưu tiên túi cùng tuyến để giảm chi phí.
Decision point quan trọng — NV chọn 1 trong 2 cách gắn đơn.
Khi chọn "Gắn vào Chuyến", app hiện list các SHIP cùng tuyến đường.
Phase cuối tại kho. Theo dõi đơn thật S02100 · SGN→KUL · AIR 1 kiện 60kg đi qua đầy đủ 5 bước: pair máy in → in nhãn QR → dán lên kiện → quét lại QR xác nhận → bấm hoàn tất → đơn sẵn sàng xuất kho.
NV mở màn Printer trước khi in nhãn kiện. Trạng thái máy in "Đã kết nối TD-402S-A5D2" (xanh) — đã pair từ trước, không phải pair lại mỗi lần. Chip context xanh nhạt hiện đơn đang in: S02100 · NSE689949 · 1 kiện. Stepper "Số kiện" cho phép NV chọn in 1 hay nhiều label, preview PDF nhãn hiện ngay phía dưới để verify trước khi gửi xuống máy in.
DC:0D:30:18:A5:D2
Tiếp nối K-17, NV scroll xuống phía dưới màn Printer để chọn kiện cụ thể + chỉnh tỉ lệ in (80% mặc định) + bấm nút "In 1/1 kiện". Tỉ lệ in cho phép thu nhỏ/phóng to nhãn để fit giấy nhiệt 100×150 mm — chống tràn mép hoặc font quá to. Status box dưới cùng vẫn nhắc "Đã kết nối TD-402S-A5D2" để NV chắc chắn đang in đúng máy.
Entry point thứ 2 cho việc in nhãn. Thay vì mở màn Printer riêng (K-17/K-18), NV bấm chip "🖨 In nhãn" trên order detail → bottom sheet trượt lên ngay tại context đơn. UI gọn hơn, không phải nhảy màn — phù hợp khi NV đang xem đơn và chỉ cần in 1-2 kiện nhanh.
DC:0D:30:18:A5:D2
Sau khi dán nhãn vào kiện, NV scan lại bằng camera điện thoại để hệ thống xác nhận "đúng nhãn này đã được dán vào kiện này". Bước này tránh việc dán nhầm nhãn của đơn A vào kiện của đơn B.
Sau khi scan đủ tất cả kiện, app chuyển sang màn "Hoàn tất đóng kiện". Banner xanh báo hiệu thành công. NV review thông tin lần cuối trước khi bấm xác nhận.
Cuộn xuống cuối màn, NV thấy khu audit log (8 hoạt động đã diễn ra) và 2 nút quyết định cuối: Quay lại (xám) hoặc Hoàn tất đóng kiện (xanh lá to). Bấm xanh = chốt đơn.
Sau khi NV bấm "Hoàn tất đóng kiện", app hiện dialog xác nhận thành công với icon tick xanh to. Lúc này đơn của tôi chính thức rời khỏi vòng "Xử lý tại kho" (S3) sang "Hoàn tất xử lý" (S4), sẵn sàng được đẩy vào chuyến.
Sau khi đơn đã ở trạng thái S4 - Hoàn tất xử lý, đơn nằm chờ đến lượt được scan vào chuyến để xuất kho. NV mở app, chọn chuyến SHIP cụ thể (vd SHIP-202603-0001 đi Malaysia), scan từng kiện trong chuyến → đẩy túi ra xe.
Bước này khác với bước đóng kiện trước: xuất kho không scan kiện đơn lẻ mà scan kiện theo chuyến. Một chuyến SHIP chứa nhiều túi BAG, mỗi BAG chứa nhiều đơn, mỗi đơn có nhiều kiện. NV scan từng kiện đến khi đủ → chuyến sẵn sàng rời kho.
Ngay sau khi NV bấm "Hoàn tất đóng kiện" ở giai đoạn 6, đơn chuyển sang "Hoàn tất xử lý" (chấm xanh). App hiện CTA "Xuất kho" nổi bật ở góc dưới phải để NV bấm khi đến lúc xuất.
Sau khi CS gán chuyến + túi từ Odoo, app NV cập nhật ngay: hiện banner cam Y/C đóng hàng, hiện thông tin chuyến SHIP-202603-0001 và túi BAG-202604-0019. CTA "Xuất kho" kích hoạt mạnh hơn.
NV mở chuyến cụ thể, thấy toàn bộ túi và kiện trong chuyến. Tiến độ scan tổng "0/9 kiện". NV bấm "Scan kiện" → camera mở → scan từng nhãn QR đã dán trên kiện. Khi đủ 9/9, chuyến được niêm phong + sẵn sàng đẩy ra xe sân bay.
NV bấm "Scan kiện" ở K-25 → camera mở fullscreen với viewfinder xanh. Khi NV chĩa camera vào nhãn QR dán trên kiện, app tự nhận diện + match với đơn trong chuyến. Bottom sheet trượt lên ngay với banner xanh "✓ S02100 đã đủ kiện" và highlight chính xác đơn vừa quét — không cần NV thoát camera để kiểm tra.
NV đóng camera, quay lại list view. Banner xanh trên cùng vẫn ghi "✓ S02100 đã đủ kiện". Counter chuyến cập nhật: trước là 0/9, giờ thêm BAG-0019 → tổng 1/11 kiện. Footer mới xuất hiện cụm CTA xanh "Xác nhận Xuất" — đó là tín hiệu sẵn sàng đẩy đơn S02100 sang state S5.
NV bấm "Xác nhận Xuất" ở K-27 → dialog modal xanh trượt vào giữa với icon xe tải. Dialog liệt kê chính xác hệ thống sẽ làm gì: 1 đơn đủ kiện → chuyển s4→s5, 9 đơn còn dở → giữ nguyên cho session sau. Đây là safety check cuối cùng trước khi commit state Odoo.
s4→s5
Bấm "Xác nhận" ở K-28, dialog đóng + banner xanh thay thế dòng "✓ S02100 đã đủ kiện" thành "✓ Xuất 0 đơn (s4→s5) · 1 đơn còn dở". Đơn S02100 đã được commit lên Odoo (xem CS-09 để thấy state trên Odoo) và sau đó được rút khỏi list — chỉ còn các đơn chưa quét. Footer vẫn ghi "1 đơn sẵn sàng xuất" cho đợt sau.
Ngoài các tác vụ hằng ngày (pickup, đóng gói, niêm túi), app còn có bộ công cụ quản lý dành cho trưởng kho / supervisor: dashboard tổng quan, search & filter đa chiều, tạo đơn ad-hoc tại field, quản lý đơn nháp, báo cáo thống kê.
Tổng quan trạng thái mọi đơn, túi, chuyến đang chạy trong tuần. Trưởng kho nhìn 5 giây nắm pulse cả ca.
Sau khi áp filter (vd "đơn mới tuần này tuyến SGN→SIN"), app hiện list các thẻ đơn với tóm tắt.
Full-screen search modal để locate đơn nhanh khi cần.
Bottom sheet chỉ list các tuyến đang có đơn — không show toàn bộ master để giảm noise.
Filter advanced — multi-select trạng thái + toggle "Có Y/C" để tìm đơn cần xử lý ngay.
Trưởng kho có thể tạo đơn ad-hoc khi khách gọi gấp tại field. Wizard 2 bước với validation sticky bar.
Bước 2 nhập danh sách kiện + chi hộ + phí khác. Realtime tính kg quy đổi.
Đơn tạo dang dở (chưa có kiện) lưu nháp. Trưởng kho mở lại tiếp tục hoặc xoá.
Single-screen analytics — switch tab thay vì màn riêng. KPI + xu hướng theo ngày.