NewSky Express — Tài liệu nghiệp vụ

CS làm gì trên Odoo, và app của NV
đồng bộ ngay lập tức ra sao?

Toàn bộ thao tác của Chăm Sóc Khách Hàng (CS) diễn ra trên hệ thống Odoo qua trình duyệt. Đặc biệt: mỗi action quan trọng đều tự đẩy xuống app của nhân viên kho ngay lập tức — không cần copy paste, không cần báo bằng miệng. Tài liệu này chứng minh sự đồng bộ đó qua một câu chuyện end-to-end thực tế.

6Bước CS trên Odoo
3Sync 2 chiều Odoo↔App
5Trạng thái đơn
0sĐộ trễ đồng bộ

Vai trò CS và sự đồng bộ tự động với app NV kho

Là khách hàng của NewSky Express, người tôi liên lạc đầu tiên luôn là CS (Chăm Sóc Khách Hàng). CS không trực tiếp khuân vác hàng — họ ngồi văn phòng, làm việc trên trình duyệt với hệ thống Odoo. Họ là người tạo đơn cho tôi, định giá, gắn chuyến, theo dõi tiến độ, và báo cáo định kỳ.

Câu hỏi quan trọng nhất: khi CS bấm nút trên Odoo, làm sao nhân viên kho biết để đi lấy hàng? Câu trả lời: hệ thống tự đẩy xuống app của NV ngay lập tức. Không SMS, không email, không phải gọi điện. CS bấm xong, app NV kho rung lên, đơn hiện ra ngay trên danh sách việc cần làm.

Tài liệu này theo chân một đơn hàng cụ thể (mã S02100, mã vận đơn NSE689949) từ lúc CS tạo Quotation đến lúc NV kho nhận thấy yêu cầu lấy hàng. Mỗi màn hình "Odoo" thể hiện một bước CS thao tác. Mỗi màn hình "App" được đánh dấu là "Đồng bộ" chứng minh kết quả của thao tác đó đã đến tay NV.

Hành trình end-to-end của 1 đơn

6 bước CS thao tác trên Odoo + 2 sự kiện đồng bộ sang app. Mỗi bước có mã màu rõ ràng để phân biệt: xanh dương là CS làm trên Odoo, tím là đồng bộ sang app NV kho.

Odoo
1

Mở Delivery Overview

CS vào danh sách đơn, bấm New để tạo Quotation mới

Odoo
2

Nhập Order Lines + thông tin tuyến

Thêm sản phẩm cước, đo kích thước; chọn tuyến, chuyến, ngày dự kiến

Odoo
3

Hiểu lifecycle S1-S5

Xem trước 5 trạng thái đơn sẽ đi qua — preview hành trình

Odoo
4

Bấm Y/C Lấy hàng

Confirm dialog đảm bảo CS không lỡ tay gửi nhầm

App NV
5

Đơn xuất hiện trên app

Đồng bộ ngay — NV kho thấy Y/C mới + claim "Đang đi"

App → Odoo
6

Inbox "Đang đi"

NV claim trên app → CS thấy "Phụ trách: ... · Đang đi"

App → Odoo
7

Đã lấy xong → S2

NV lấy hàng tại nhà KH, bấm xong → Odoo nhảy từ S1 lên S2

App → Odoo
8

Hoàn tất đóng kiện → S4

NV đóng gói xong tại kho → Odoo state tự nhảy lên S4

App → Odoo
9

Xác nhận Xuất → S5

NV bấm xác nhận xuất → Odoo state nhảy thẳng lên S5, đóng vòng lifecycle

Bước 1 — Mở Delivery Overview

CS vào danh sách đơn, bắt đầu tạo Quotation mới

Mỗi ngày CS bắt đầu ca làm bằng việc mở app Sales trên Odoo, vào module Delivery Overview để thấy tổng quan các đơn hiện có và bắt đầu tạo đơn mới khi có khách yêu cầu.

Delivery Overview trên Odoo
MÀN CS-01Odoo · BrowserHệ thống ERP

Delivery Overview — Danh sách đơn hiện có

Khi tôi gọi cho CS yêu cầu gửi một thùng hàng đi Singapore, CS sẽ bắt đầu từ đây. Đây là danh sách toàn bộ Sales Order đang có trên Odoo. CS bấm nút "New" (góc trên trái, mũi tên đỏ chỉ vào) để tạo một Quotation mới cho tôi.

Trên màn hình CS thấy gì

  • Header app Sales với các tab: Delivery Overview · Logistics · Orders · To Invoice · Quản lý Kho · Products · Reporting · Configuration
  • Nút "New" nổi bật ở góc trên trái — bấm để mở wizard Quotation mới
  • Danh sách đơn hiện có với cột: Number (mã đơn) · AWB (mã vận đơn) · Order Date · Customer · Salesperson · Activities · Company · Total · Trạng thái · Invoice Status · Địa chỉ giao · KG · Số kiện · Nhà cung ứng · Trạng thái hành trình
  • Mỗi dòng có nhãn trạng thái màu, vd "S1 - Đơn mới" (đỏ) cho đơn vừa tạo chưa xử lý
  • Cuối trang có tổng giá trị các đơn (vd 1,744,000 đ)
Bước 2 — Nhập Order Lines

CS thêm sản phẩm cước vận chuyển, đo kích thước, tính phí

Trong form Quotation, CS thêm dòng sản phẩm "Cước vận chuyển" với đầy đủ kích thước kiện, cân nặng. Hệ thống tự tra bảng giá theo tuyến và tính phí ngay tức thì.

Nhập Order Lines
MÀN CS-02Odoo · BrowserHệ thống ERP

Order Lines — Thêm sản phẩm cước vận chuyển

Tab "Order Lines" của Quotation. CS thêm một dòng sản phẩm cước, nhập kích thước thực tế của kiện hàng tôi muốn gửi. Hệ thống tự khớp với bảng giá đã cấu hình sẵn và tính ra cước.

Trên màn hình CS thấy gì

  • Tuyến vận chuyển: AIR VN → MY (Việt Nam đi Malaysia bằng đường hàng không)
  • Đơn giá cước: 58,000.00 đ/kg
  • Tiền tệ cước: VND
  • Tổng cước: 3,480,000.00 đ (tính tự động từ giá × kg quy đổi)
  • Bảng giá khớp (auto): "AIR VN → MY | All Zones | CC | 21.0-100.0 KG" — hệ thống tự chọn bảng giá phù hợp với khoảng cân nặng đơn của tôi
  • Nút "Tính lại cước" nếu cần làm mới tính toán
  • Bảng Order Lines: 1 dòng [FREIGHT] "Cước vận chuyển — Cước: 58,000 VND/kg | Hàng thường | CC" với cột Quantity 60.00 · Cân nặng 60.000 · Số kiện 1 · D 50 · R 50 · C 50 · Quy đổi 20.833 · Giá 58,000
  • Các tab khác: Vận chuyển · Lịch sử cước · Công nợ · Optional Products · Other Info
  • Tổng cuối: Untaxed Amount 3,480,000 đ · TAX 9% 313,200 đ · Total 3,793,200 đ
Bước 3 — Hiểu 5 trạng thái lifecycle trước khi gửi yêu cầu

CS xem trước hành trình đơn sẽ đi qua: S1 → S2 → S3 → S4 → S5

Trước khi bấm "Y/C Lấy hàng", CS xem state machine để biết rõ đơn sắp đi qua những trạng thái nào. 5 ô trạng thái hiển thị ngay trên form: từ "Đơn mới" → "Đã nhận hàng" → "Xử lý tại kho" → "Hoàn tất xử lý" → "Đã xuất kho". Sau này khi NV xác nhận thao tác trên app, state tự cập nhật ngược lên Odoo — CS chỉ giám sát, không phải gõ tay.

State machine S1-S5
MÀN CS-03Odoo · BrowserSales Order

Sales Order — 5 trạng thái lifecycle xuyên suốt

Form Sales Order hiển thị state machine với 5 ô trạng thái rõ ràng. CS nhìn vào để biết đơn sẽ đi qua những giai đoạn nào và đang ở đâu — không phải hỏi NV kho qua điện thoại.

Trên màn hình CS thấy gì

  • Header buttons: Send by Email · Confirm · Preview · Cancel · In nhãn · Y/C Lấy hàng · Quotation dropdown (mũi tên đỏ — CS bấm để confirm Quotation thành Sales Order)
  • State machine hiển thị tất cả 5 trạng thái:
    • S1 - Đơn mới (đang chọn) — đơn vừa tạo
    • S2 - Đã nhận hàng — NV kho đã lấy hàng và mang về kho
    • S3 - Xử lý tại kho — đang cân, đo, đóng gói
    • S4 - Hoàn tất xử lý — đã gắn túi, gắn chuyến
    • S5 - Đã xuất kho — đã rời kho lên chuyến đi
  • Order: S02096 · Customer [727] Tan dep trai
  • Mã Vận Đơn: NSE818660 (tự sinh khi confirm)
  • Tuyến: KUL → SGN · AIR · SEA
  • Trọng lượng: Tổng KG 5.00 · Số kiện 1 · Tổng quy đổi 0.000 · CBM 0.000
Bước 4 — Bấm Y/C Lấy hàng + xác nhận dialog

Khoảnh khắc CS chính thức giao việc cho team Kho

Hiểu lifecycle xong, CS bấm nút "Y/C Lấy hàng" trên form Quotation. Odoo hiện dialog confirm lần cuối với địa chỉ pickup được tự lấy từ hồ sơ khách hàng. Sau khi bấm OK, hệ thống gửi notification xuống app NV kho ngay lập tức (xem Bước 6).

Quotation form — CS bấm Y/C Lấy hàng
📋 CS bấm Y/C Lấy hàng trên form
Confirmation dialog
🔔 Dialog Confirmation hiện ngay sau đó
MÀN CS-04Odoo · BrowserConfirmation

CS bấm Y/C Lấy hàng → Odoo hỏi confirm trước khi gửi xuống Kho

Hình trên: CS bấm nút "Y/C Lấy hàng" ở header form Quotation (mũi tên đỏ chỉ vào). Hình dưới: Odoo lập tức pop dialog "Confirmation — Gửi yêu cầu lấy hàng đến team Kho? Sử dụng địa chỉ Street của KH làm điểm pickup". Đây là gate cuối cùng — sau khi bấm OK, hệ thống gửi notification xuống app NV kho ngay lập tức (xem Bước 5). Bấm Cancel = quay lại form, không gửi gì.

Trên 2 màn hình hiển thị gì

  • Quotation form (trigger): Header có nút Y/C Lấy hàng (mũi tên đỏ — vừa bấm) + State machine top-right Quotation → Sales Order → S1 + đầy đủ thông tin SGN → KUL · AIR · 60kg · SHIP-202603-0001
  • Confirmation dialog (response):
    • Tiêu đề: "Confirmation"
    • Nội dung: "Gửi yêu cầu lấy hàng đến team Kho? Sử dụng địa chỉ Street của KH làm điểm pickup."
    • Hai nút: OK (cam, primary) và Cancel
Bước 5 — Đồng bộ tức thì sang app NV kho

Khoảnh khắc quan trọng: Odoo → App, không có độ trễ

Ngay sau khi CS bấm OK ở dialog Bước 4, hệ thống chạy webhook gửi notification xuống app của tất cả NV kho liên quan. Trong vòng dưới 1 giây, đơn của tôi xuất hiện trên app — không cần refresh, không cần báo bằng miệng.

Đây là điểm khác biệt lớn của hệ thống NewSky so với cách làm thủ công truyền thống. Trước đây, CS phải copy thông tin sang Excel, in ra giấy, đưa cho điều phối kho, điều phối kho gọi NV. Quy trình mất 15-30 phút và dễ sai sót. Giờ chỉ 1 giây, không lỗi.

Y/C lấy hàng xuất hiện trên app + NV đã claim
MÀN CS-05Đồng bộ tức thìApp NV kho

App của NV kho — Đơn mới vừa xuất hiện + NV đã claim ngay

Đây là màn hình app trên điện thoại NV kho, ở thời điểm vài giây sau khi CS bấm OK ở dialog. Đơn của tôi (NSE689949 · S02100) đã xuất hiện ngay đầu danh sách "Yêu cầu lấy hàng" — counter trên chip lọc tăng từ "Tất cả · 1" thành "Tất cả · 2". Và quan trọng hơn: cả 2 đơn đều đã có pill xanh "Phụ trách: Tôi · ✓ Đang đi" — chứng minh không chỉ đơn đến app mà NV đã nhận trách nhiệm và đang trên đường.

Trên màn hình NV thấy gì

  • Search bar: "Tìm đơn, AWB, khách..." + QR scan icon
  • Filter chips: Trạng thái · Tuyến đường · Vận chuyển: AIR
  • Sub-tab counter: "Tất cả · 2" (active, tăng từ 1 lên 2 sau khi CS đẩy) · "Q1 · 1"
  • Section header: Yêu cầu lấy hàng
  • Card 1 — đơn của tôi (mới vừa tới):
    • [727] Tan dep trai · NSE689949 · S02100 · timestamp "Hôm nay"
    • SGN → KUL · 1 kiện · 60kg · badge xám "Đơn mới"
    • Pill xanh nhạt: 📍 86 Thái Phiên · 📞 +84 815 316 393
    • Dòng cuối pill: 👤 Phụ trách: Tôi · ✓ Đang đi — NV đã claim đơn ngay
  • Card 2 — đơn cũ TEST_PICKUP_001 · NSE420099 · S02081 (25 May): SGN → SIN · 0 kiện · 0kg · 📍 12 Nguyễn Huệ, Q1, HCM · 📞 0901111111 · Phụ trách: Tôi · ✓ Đang đi
  • FAB cam "Tạo đơn" ở góc dưới phải
  • Bottom nav: badge 53 trên icon inbox — số notification chưa đọc
Bước tiếp theo: NV kho đi lấy hàng tại nhà tôi Chi tiết các thao tác NV thực hiện trên app (xem địa chỉ, gọi điện, xác nhận đã lấy xong) nằm trong tài liệu Luồng Kho.
Xem Luồng Kho
Bước 6 — NV nhận đơn, inbox cập nhật "Phụ trách: Tôi · Đang đi"

Sync ngược App → CS: ai đang đi lấy đơn của tôi

Sau khi đơn xuất hiện trong inbox NV ở bước 5, NV bấm "Nhận đơn này". Pill địa chỉ của đơn lập tức đổi sang "Phụ trách: Tôi · ✓ Đang đi". CS mở app cùng tài khoản hoặc nhìn audit log trên Odoo để xác nhận: đã có NV chịu trách nhiệm, đơn của tôi đang trên đường.

Inbox NV — đơn đã được claim, hiển thị Đang đi
MÀN CS-06Đồng bộ tức thìApp NV kho

App NV — Inbox sau khi claim, đơn của tôi đã "Đang đi"

Đây vẫn là màn inbox "Yêu cầu lấy hàng" như bước 5, nhưng ở thời điểm muộn hơn (14:28). Cả 2 đơn — của tôi NSE689949 · S02100 và TEST_PICKUP_001 · NSE420099 — đều đã có pill xanh hiển thị "Phụ trách: Tôi · ✓ Đang đi". Đây là tín hiệu rõ ràng: NV đã nhận trách nhiệm và đang trên đường tới địa chỉ pickup.

Trên màn hình NV thấy gì

  • Search bar + QR scan giữ nguyên (tìm đơn, AWB, khách hàng)
  • Filter chips: Trạng thái · Tuyến đường · Vận chuyển: AIR
  • Sub-tab: "Tất cả · 2" (active) · "Q1 · 1"
  • Section header: Yêu cầu lấy hàng
  • Card 1 — đơn của tôi:
    • [727] Tan dep trai · NSE689949 · S02100 · "Hôm nay"
    • SGN → KUL · 1 kiện · 60kg · badge xám "Đơn mới"
    • Pill địa chỉ xanh nhạt: 📍 86 Thái Phiên · 📞 +84 815 316 393
    • Dòng cuối pill: 👤 Phụ trách: Tôi · ✓ Đang đi (signal đơn đã được claim)
  • Card 2 — đơn cũ TEST_PICKUP_001 · NSE420099 · S02081 (25 May): SGN → SIN · 0 kiện · 0kg · 📍 12 Nguyễn Huệ, Q1, HCM · 📞 0901111111 · Phụ trách: Tôi · ✓ Đang đi
  • FAB cam "Tạo đơn" ở góc dưới phải — shortcut tạo đơn nhanh ngay trong inbox
  • Bottom nav: badge 53 trên icon inbox — số lượng notification chưa đọc
Bước 7 — Sync ngược S2: NV bấm "Đã lấy xong"

NV lấy được hàng tại nhà KH — Odoo tự nhảy từ S1 sang S2 - Đã nhận hàng

Lần sync ngược đầu tiên về state machine. Sau khi NV đến nhà tôi và lấy được hàng, NV bấm "Đã lấy xong" → app hiện dialog confirm (xem K-07 ở Luồng Kho) → NV nhập ghi chú "Nhận tại nhà" + bấm Xác nhận. Cùng giây đó, Odoo cập nhật state đơn S02100 từ S1 - Đơn mới lên S2 - Đã nhận hàng. CS không cần CS gõ tay, không cần NV gọi điện báo "đã lấy xong rồi nhé".

Trước đây — quy trình thủ công: NV gọi CS báo "lấy xong đơn S02100 rồi", CS mở Odoo gõ tay state S1 → S2. Mất 2-3 phút mỗi đơn, NV chờ máy CS rảnh để bắt máy.

Bây giờ — tự động: NV bấm Xác nhận trên app, Odoo cập nhật trong 1 giây + audit log "Đã lấy xong — Nhận tại nhà [Mobile]". CS ngồi văn phòng refresh form là thấy state đã nhảy + ghi chú đầy đủ.

App NV — Dialog 'Xác nhận đã lấy xong?'
📱 Trigger từ App NV
Odoo state S2 - Đã nhận hàng
💻 Kết quả trên Odoo (CS thấy)
MÀN CS-07Sync ngược App → OdooApp + Odoo

App "Đã lấy xong" → Odoo nhảy lên S2 - Đã nhận hàng

Hình trên: NV ở nhà tôi, bấm "Đã lấy xong" → app pop dialog "Xác nhận đã lấy xong?" với địa chỉ 86 Thái Phiên + SĐT +84 815 316 393 để double-check không nhầm đơn. NV gõ ghi chú "Nhân tai nha" rồi bấm Xác nhận (xem K-07). Hình dưới: vài giây sau, CS mở lại form S02100 trên Odoo và thấy state dropdown đã tự nhảy từ S1 lên S2 - Đã nhận hàng (mũi tên đỏ chỉ vào). Túi hàng đã được điền BAG-202604-0019, Mã Vận Đơn NSE689949 — không cần CS thao tác gì.

Trên 2 màn hình hiển thị gì

  • App K-07 (trigger): Dialog "Xác nhận đã lấy xong?" + địa chỉ + SĐT + ô ghi chú "Nhân tai nha" + 2 nút Huỷ/Xác nhận (cam)
  • Odoo CS-08 (kết quả):
    • State dropdown: "S2 - Đã nhận hàng" (mũi tên đỏ chỉ vào)
    • Header buttons: Send by Email · Confirm · Preview · Cancel · In nhãn · Y/C Đóng hàng · Y/C Lấy hàng · Quotation dropdown
    • Customer: [727]Tan dep trai · 86 Thái phiên, Huế, Vietnam
    • Túi hàng: BAG-202604-0019 · Mã Vận Đơn: NSE689949
    • Tuyến: SGN → KUL · AIR · Chuyến SHIP-202603-0001
    • Trọng lượng: Tổng KG 60.00 · Số kiện 1 · Quy đổi 20.833
Bước 8 — Sync ngược S4: Hoàn tất đóng kiện

NV bấm "Hoàn tất đóng kiện" trên app — Odoo tự lên state S4

Đây là chiều ngược lại của sự đồng bộ. Khi NV kho bấm nút "Hoàn tất đóng kiện" trên app (sau khi đã in nhãn, quét QR đủ kiện), Odoo tự động cập nhật state đơn từ S3 sang S4 - Hoàn tất xử lý. CS ngồi văn phòng không phải tự gõ — chỉ refresh và thấy thay đổi.

Trước đây — quy trình thủ công: NV kho gọi điện cho CS báo "đóng xong đơn S02100 rồi nhé", CS mở Odoo gõ tay đổi state. Tốn 2-3 phút, dễ quên, dễ gõ nhầm đơn.

Bây giờ — tự động: NV bấm xong, Odoo cập nhật trong 1 giây + tự log lại "Hoàn tất đóng kiện — quét đủ 1/1 kiện [Mobile]" vào activity của đơn. CS chỉ giám sát, không phải gõ.

App NV — Dialog 'Đã hoàn tất đóng kiện'
📱 Trigger từ App NV
Odoo state S4 - Hoàn tất xử lý
💻 Kết quả trên Odoo (CS thấy)
MÀN CS-08Sync ngược App → OdooApp + Odoo

App "Hoàn tất đóng kiện" → Odoo nhảy lên S4 - Hoàn tất xử lý

Đây là 2 màn hình diễn ra cách nhau dưới 1 giây. Hình trên: NV kho bấm "Hoàn tất đóng kiện" trên app, dialog xanh "✓ Đã hoàn tất đóng kiện · Đơn sẵn sàng xuất kho" hiện ra (xem K-23 ở Luồng Kho). Hình dưới: cùng thời điểm đó, CS mở lại form đơn S02100 trên Odoo và thấy state machine đã tự động nhảy từ S3 lên S4 - Hoàn tất xử lý (mũi tên đỏ) — không cần CS gõ tay, không cần NV gọi điện báo.

Trên màn hình CS thấy gì

  • State machine: "S4 - Hoàn tất xử lý" đang được highlight (mũi tên đỏ) — đã nhảy từ S3 lên S4 tự động
  • Header buttons: Send by Email · Confirm · Preview · Cancel · In nhãn · trạng thái dropdown S4
  • Customer: [727] Tan dep trai · 86 Thái phiên, Huế, Vietnam
  • Mã Vận Đơn: NSE689949
  • Tuyến: SGN → KUL · AIR · Chuyến SHIP-202603-0001
  • Trọng lượng: Tổng KG 60.00 · Số kiện 1 · Tổng quy đổi 20.833
  • Right panel "Planned Activities":
    • Today "Đóng gói" for Admin (đã xong) — Mark Done · Edit · Cancel
    • Today "Kho hoàn tất đóng gói đơn S02100" for Admin — "Đơn hàng S02100 đã hoàn tất đóng gói. Khách: [727]Tan dep trai. Tuyến: SGN → KUL. Trọng lượng: 60.0kg. Số kiện: 1"
  • Activity log (Today):
    • Admin 1 minute ago — "Hoàn tất đóng kiện — quét đủ 1/1 kiện [Mobile]"
    • Admin 2 minutes ago — "In 1/1 nhãn kiện (TSPL inline) [Mobile]"
    • Admin 4 minutes ago — "In 1/1 kiện (tổng 1, tỉ lệ 80%) [Mobile]"
    • Admin 1 hour ago — Y/C Lấy hàng hoàn thành: Lấy hàng tại địa chỉ KH
Bước 9 — NV bấm Xác nhận Xuất, Odoo nhảy thẳng lên S5 - Đã xuất kho

Lần sync ngược thứ ba: kết thúc lifecycle đơn hàng

Đây là điểm kết thúc của hành trình. Khi NV bấm "Xác nhận Xuất" trên app (sau khi scan đủ kiện), Odoo tự động cập nhật state đơn từ S4 sang S5 - Đã xuất kho. Đơn hàng của tôi đã rời kho, lên xe ra sân bay/cảng — toàn bộ lifecycle nội bộ kho hoàn thành. CS chỉ refresh form đơn là thấy trạng thái cuối cùng.

Trước đây — quy trình thủ công: NV kho gọi điện CS báo "đã đẩy đơn S02100 lên xe SHIP-202603-0001 rồi", CS mở Odoo gõ tay đổi state. Mất 3-5 phút, dễ quên báo, dễ gõ nhầm SHIP code.

Bây giờ — tự động: NV bấm xong, Odoo cập nhật trong 1 giây + audit log "Xuất kho — chuyển s4→s5 (chuyến SHIP-202603-0001) [Mobile]" lên ngay activity của đơn. CS chỉ nhìn trạng thái cuối cùng để báo lại tôi: "đơn anh đã rời kho lúc 17:05, đang ra sân bay".

App NV — Dialog 'Xác nhận xuất hàng?' với '1 đơn đủ kiện → chuyển s4→s5'
📱 Trigger từ App NV
Odoo state S5 - Đã xuất kho
💻 Kết quả trên Odoo (CS thấy)
MÀN CS-09Sync ngược App → OdooApp + Odoo

App "Xác nhận xuất hàng" → Odoo nhảy thẳng lên S5 - Đã xuất kho

Lặp lại pattern sync ngược của CS-08, lần này ở bước cuối lifecycle. Hình trên: NV bấm "Xác nhận Xuất" → dialog xanh "Xác nhận xuất hàng?" hiện ra với mô tả rõ ràng "1 đơn đủ kiện → chuyển s4→s5" (xem K-29 ở Luồng Kho). NV bấm "Xác nhận" → hình dưới: chỉ trong vài giây, CS mở lại form đơn S02100 trên Odoo và thấy state machine đã tự động nhảy từ S4 lên S5 - Đã xuất kho (mũi tên đỏ). Activity log có dòng mới "Xuất kho — chuyển s4→s5 (chuyến SHIP-202603-0001) [Mobile]" — chứng từ digital đầy đủ, đóng vòng lifecycle đơn hàng.

Trên màn hình CS thấy gì

  • State dropdown: "S5 - Đã xuất kho" (mũi tên đỏ chỉ vào) — đã nhảy từ S4 lên S5 tự động
  • Header buttons: Send by Email · Confirm · Preview · Cancel · In nhãn
  • Customer: [727]Tan dep trai · 86 Thái phiên, Huế, Vietnam
  • Đơn hàng: S02100 · Mã Vận Đơn NSE689949 · Túi BAG-202604-0019
  • Tuyến: SGN → KUL · AIR · Ngày Xuất Hàng Dự Kiến 04/12/2026 08:00:00
  • Trọng lượng: Tổng KG 60.00 · Số kiện 1 · Tổng quy đổi 20.833
  • Right panel — Planned Activities:
    • Today: "Đóng gói" for Admin
    • Today: "Kho hoàn tất đóng gói đơn S02100" for Admin — note auto: "Đơn hàng S02100 đã hoàn tất đóng gói. Khách: [727]Tan dep trai. Tuyến: SGN → KUL. Trọng lượng: 60.0kg | Số kiện: 1"
  • Right panel — Activity log "Today" (mới nhất xuống cũ):
    • Admin 46 seconds ago — 🚚 "Xuất kho — chuyển s4→s5 (chuyến SHIP-202603-0001) [Mobile]" ← action vừa từ K-29
    • Admin 1 hour ago — "Đã thêm vào túi BAG-202604-0019 bởi Admin"
    • Admin 1 hour ago — "Hoàn tất đóng kiện — quét đủ 1/1 kiện [Mobile]"
    • Admin 1 hour ago — "In 1/1 nhãn kiện (TSPL inline) [Mobile]"

Tóm lại — Vai trò CS và sức mạnh của sự đồng bộ

CS là người giữ mối quan hệ trực tiếp với tôi qua điện thoại và email. Họ ngồi văn phòng, thao tác trên Odoo browser. Nhưng mọi hành động họ làm đều tức thì đẩy xuống app của nhân viên kho ở hiện trường — không có độ trễ, không có lỗi truyền tin.

Khi tôi gọi CS yêu cầu một việc gì đó, tôi không phải đợi CS "thông báo cho kho", "liên hệ với điều phối", "in giấy gửi xuống". CS chỉ cần bấm 1 nút trên Odoo — và phía kia của thành phố, NV kho thấy ngay yêu cầu của tôi trên app.

Tài liệu này đã chứng minh điều đó qua 5 sự kiện đồng bộ cụ thể trên cùng 1 đơn S02100:

  1. Odoo → App: CS bấm "Y/C Lấy hàng" trên Odoo, đơn xuất hiện ngay trên app NV kho (CS-05)
  2. App → Odoo: NV bấm "Nhận đơn" trên app, inbox hiện "Phụ trách: Tôi · Đang đi" — CS biết ngay có người chịu trách nhiệm (CS-06)
  3. App → Odoo: NV lấy hàng tại nhà KH, bấm "Đã lấy xong" → Odoo state S1 → S2 - Đã nhận hàng (CS-07)
  4. App → Odoo: NV bấm "Hoàn tất đóng kiện" trên app, state Odoo nhảy lên S4 - Hoàn tất xử lý với activity log đầy đủ (CS-08)
  5. App → Odoo: NV bấm "Xác nhận Xuất" trên app, state Odoo nhảy lên S5 - Đã xuất kho, đóng vòng lifecycle (CS-09)

Sự đồng bộ 2 chiều này là điểm khác biệt cốt lõi giữa NewSky và các nhà vận chuyển làm thủ công truyền thống. Mọi action có dấu vết, mọi thay đổi tự động, mọi giai đoạn minh bạch — tạo nên dịch vụ chuyên nghiệp, đáng tin cậy.